Kancelarijski materijal za firme — kako organizovati nabavku

Svaka firma, bez obzira da li zapoš ljava 5 ili 500 ljudi, svakodnevno koristi kancelarijski materijal. Papir, olovke, registratori, fascikle, toneri — to su artikli bez kojih poslovni dan ne može da prođe. Ipak, nabavka kancelarijskog materijala zna biti haotična: neko naručuje malo po malo, zalihama se ne vodi račun, a na kraju se dešava da baš kada je najpotrebnije — nešto nedostaje.

U ovom tekstu pokazujemo kako da organizujete nabavku kancelarijskog materijala na praktičan i efikasan način.

Šta spada u osnovni kancelarijski materijal

Osnova svakog kancelarijskog inventara obuhvata:

• Papir za štampu — A4 format, 80g/m², osnovni potrošni materijal
• Registratori i fascikle — za arhiviranje dokumentacije
• Hemijske olovke i grafitne olovke — za svakodnevnu upotrebu
• Toneri i kertridži — bez kojih štampač ne može da radi
• Selotejp trake, heftalice i bušači — sitni ali nezamenljivi alati
• Koverte i štampani obrasci — za poslovnu korespondenciju

Prednosti nabavke na veliko

Firme koje nabavljaju kancelarijski materijal u većim količinama imaju nekoliko prednosti u odnosu na one koje kupuju po potrebi:

• Uvek imaju zalihe — nema zastoja u radu zbog nedostatka papira ili tonera
• Manje administracije — jedna narudžbina umesto deset malih
• Niži troškovi — veleprodajne cene su znatno povoljnije od maloprodajnih
• Brža isporuka — veleprodajni dobavljači prioritizuju stalne kupce

Kako napraviti listu za nabavku

Pre svake nabavke, prošetajte kancelarijom i proverite stanje zaliha. Dobra praksa je voditi evidenciju potrošnje — čak i jednostavna Excel tabela u kojoj beležite šta, kada i koliko ste naručili može uštedeti vreme i novac. Posle 2-3 meseca videćete tačan ritam potrošnje i moćićete da planirate unapred.

Savjet: odredite jednu osobu u firmi koja je zadužena za praćenje zaliha i postavljanje narudžbina. Haotična nabavka gde svako naručuje po malo koštaće vas više — i novčano i vremenski.

Šta treba uvek imati na lageru

Na osnovu iskustva sa firmama različitih veličina, ovo je lista artikala koji ne bi smeli da se potroše do kraja:

1. Papir za štampu — minimum 2–3 risa u rezervi
2. Toneri za aktivne štampače
3. Hemijske olovke
4. Registratori A4
5. Fascikle
6. Koverte
7. Selotejp trake
8. Heftalice i klamerice
9. Markeri za bele table
10. Notesi i blokovi

Sezonska nabavka — kada nabavljati više

Potrošnja kancelarijskog materijala nije ravnomerna tokom cele godine. Iskustvo pokazuje da su najveće potrebe:

• Januar–februar — početak poslovne godine, nova dokumentacija, arhiviranje prethodne godine
• Septembar — povratak sa letnjeg odmora, intenzivniji rad
• Novembar–decembar — završetak poslovne godine, intenzivna korespondencija

Planirajte nabavku unapred — naručite zalihe nedelju-dve pre početka ovih perioda i izbeći ćete situaciju da vam ponestane materijala u ključnom trenutku.

Sredstva za higijenu — deo nabavke koji se često zaboravi

Uz kancelarijski materijal, svaka firma treba da ima i osnovna sredstva za higijenu: toaletni papir, tečni sapun, kese za đubre, krpe i deterdžente. Praktično je sve nabaviti na jednom mestu — kod istog dobavljača koji isporučuje i kancelarijski materijal.

Jedan dobavljač — jedna narudžbina

Optimalan model za većinu firmi je mesečna ili kvartalna narudžbina kod jednog pouzdanog dobavljača. Prednosti su jasne: jedna faktura, jedan kontakt, jedna dostava. Nema gubljenja vremena na komunikaciju sa 5 različitih firmi. Posebno je korisno kada dobavljač nudi kompletan asortiman — od kancelarijskog materijala i papirnih proizvoda do higijenskih sredstava i kafe i osveženja.

Naručite kancelarijski materijal za vašu firmu

Na kancelarija.shop možete pronaći kompletan asortiman kancelarijskog materijala, sredstava za higijenu i osveženja za pauzu — sve na jednom mestu, sa besplatnom dostavom za porudžbine iznad 6.000 RSD i isporukom u roku od 1–3 radna dana.

all author posts