Registratori i fascikle — kako organizovati arhivu u firmi

Svaka firma, bez obzira na delatnost, svakodnevno generiše dokumentaciju — ugovore, fakture, zapisnike, naloge i dopise. Ukoliko ta dokumentacija nije pravilno organizovana i arhivirana, pronałaženje važnog dokumenta može da oduzme dragoceno vreme. U ovom tekstu pokazujemo kako da uspostavite urednu arhivu u vašoj firmi uz pomoć registratora i fascikli.

Registratori ili fascikle — kada koristiti koji?

Oba proizvoda služe za arhiviranje, ali na različit način:

• Registratori su idealni za dokumenta koja se često pregledaju i dopunjuju. Imaju mehanizam za perforirana dokumenta i mogu se lako označiti na hrptu. Dostupni su u formatu A4, različitih debljina (40, 50, 75, 80 mm).
• Fascikle su pogodnije za grupno arhiviranje dokumenata koji se ređe vade. Lakše se slažu u police, zauzimaju manje prostora i dolaze u više varijanti — sa gumicom, sa kopčom, providne ili kartonske.

Vrste registratora — kako odabrati pravi

Na tržištu postoji više vrsta registratora, a izbor zavisi od vaših potreba:

• Uski registrator (40 mm) — za manje količine dokumenata, do 300 listova
• Široki registrator (75–80 mm) — za veće količine, do 600+ listova
• Registrator sa mehanizmom — standardni, sa polugama za perforirana dokumenta
• Registrator sa džepom — ima providni džep na prednjoj strani za naslovnu stranicu

Za lakšu organizaciju, koristite boje za razliku kategorija: na primer, plavi za finansijsku dokumentaciju, crveni za kadrovsku, zeleni za ugovore.

Kako organizovati arhivu korak po korak

Uredna arhiva ne zahteva mnogo — potrebni su sistem i doslednost:

1. Razvrstajte dokumenta po vrsti — finansijska, kadrovska, pravna, komercijalna
2. Odredite period čuvanja — po zakonu, većina poslovnih dokumenata čuva se 5 do 10 godina
3. Označite registratore — naziv, godina, vrsta dokumenta
4. Odredite fizičko mesto — police, ormar ili posebna prostorija za arhivu
5. Održavajte red redovno — jednom godišnje pregledajte šta može u pečat-arhivu ili da se uništi

Zakonski rokovi čuvanja dokumenata u Srbiji

Važno je znati koliko dugo morate da čuvate određenu dokumentaciju prema srpskom zakonu:

• Računovodstvena dokumenta — 10 godina
• Finansijski izveštaji — trajno
• Ugovori o radu — trajno (do 5 godina po prestanku radnog odnosa)
• Fakture i otpremnice — 5 godina
• Blagajnički izveštaji — 5 godina

Vodeći računa o ovim rokovima, možete planirati koliko registratora i polica vam je potrebno i kada možete da oslobađate prostor.

Fascikle — različite vrste za različite potrebe

Fascikle su nezamenjive za grupno odlaganje dokumenata. Najcesci tipovi:

• Fascikla sa gumicom — drži dokumenta bezbedno, praktična za transport
• Fascikla sa kopcom — za brzo odlaganje većeg broja listova
• Providna fascikla — sadržaj se vidi bez otvaranja
• Kartonska fascikla (mapa) — za službenike i terenske posete

Koliko registratora treba prosеčnoj firmi?

Zavisno od veličine firme i količine dokumentacije:

• Mala firma (do 10 zaposlenih) — 20 do 50 registratora godišnje
• Srednja firma (10–50 zaposlenih) — 50 do 150 registratora godišnje
• Veća firma — nabavka na veliko po dogovoru sa dobavljačem

Kombinacija fizičke i digitalne arhive

Sve više firmi prelazi na kombinovani model: originalna dokumenta se čuvaju fizički (u registratorima), a skenirana kopija se čuva digitalno. Ovo ubrzava pretragu i smanjuje rizik od gubitka. Za skeniranje je dovoljno i mobilno skeniranje aplikacijom, a dokumenta se čuvaju u oblaku ili na lokalnom serveru.

Naručite registratore i fascikle za vašu firmu

Na kancelarija.shop pronaći ćete širok asortiman registratora i fascikli za poslovnu upotrebu, uz sav ostali kancelarijski materijal. Dostava za porudžbine iznad 6.000 RSD je besplatna, a isporuka se vrši u roku od 1–3 radna dana.

all author posts